Harvard Medical School(HMS)은 4,300개의 자산을 관리하는 RFID 솔루션을 출시한 이후로 대학의 자산 재고 시간이 75% 단축된 동시에 고가 자산의 위치에 대한 가시성이 향상되었다고 보고했습니다. 정부 감사 중에 쉽게 찾을 수 있도록 합니다.

이 RFID 솔루션 세트는 RadiantRFID에서 제공하며 다음으로 구성됩니다. 수동 UHF RFID 태그 자산에 부착, Technology Solutions(UK) Ltd.의 1128 핸드헬드 리더, 데이터 저장 및 관리를 위한 Radiant 웹 애플리케이션 . RFID 기반 자산 관리 정보는 하버드 의과대학의 Oracle 고정 자산(OFA) 시스템에 업로드됩니다.

Harvard Medical School은 서버, 인큐베이터, 의료용 냉동고, 원심분리기, DNA 연구용 현미경 및 열 순환기를 포함하여 15,000개의 고정 자산에 약 4,300개의 고가치 자산을 보유하고 있습니다. 대학의 전략적 조달 이사인 Jeff DiCiaccio는 성공적인 배포를 소개했습니다.

하버드 의과대학

이러한 자산의 거의 절반은 정부 지원 보조금 및 계약을 포함하여 외부 자금으로 구매되었으며 학교는 이러한 자산이 절대 안전하도록 보장할 책임이 있습니다. 이를 보장하기 위해 Harvard Medical School은 1년에 한 번 Price Waterhouse에 감사 보고서를 제출하고 내부 자산 인벤토리를 수행합니다. Di Qiaggio는 "연구를 위해 사용하고 구매하는 자산을 잘 관리해야 합니다."라고 말했습니다.

RFID를 배포하기 전에 Harvard Medical School은 자산 인벤토리를 수행하기 위해 육체 노동을 사용했습니다. 일반적으로 각 자산은 Oracle Asset Workbench 플랫폼에 입력되고 인쇄된 바코드 레이블이 할당됩니다. 고정 자산 재무 분석가와 Di Qiaggio와 함께 ROM(Research Operations Manager)은 Microsoft Excel 스프레드시트를 들고 자산을 찾기 위해 각 부서나 연구소를 돌아다녔습니다. 각 부서 또는 연구실에는 고유한 일련 번호가 있습니다.

사용할 수 있는 바코드 스캐너가 없기 때문에 눈으로 데이터를 확인하고 스프레드시트의 지정된 방에 있는 정보와 비교하고 메모를 하거나 차이점을 기록합니다.

스프레드시트에 나열되지 않은 자산 태그를 발견하면 컴퓨터의 OFA 시스템에서 해당 태그를 찾아 해당 자산이 속한 부서를 결정해야 합니다. 그런 다음 자산 인벤토리의 결과를 수동으로 입력하고 OFA에 업로드합니다. 이는 시간이 많이 소요되는 프로세스일 뿐만 아니라 이러한 고가 자산에 손상을 줄 수도 있습니다. 예를 들어, Harvard Medical School의 신경생물학과는 16페이지 스프레드시트에 800개 이상의 자산을 나열했습니다.

Di Qiaggio는 부서별 자산 관리자와 자산 회의를 열고 실험실을 통해 자산 연구 팀과 동행하고 자산 인벤토리를 도울 것입니다. 이 프로세스는 50개의 자산을 찾는 데 평균 2시간이 걸립니다. Di Qiaggio는 "이러한 수동 프로세스는 학교 자산이 매년 약 1,000개 항목씩 증가하기 때문에 비효율적이고 지속 가능하지 않습니다. 이를 고려하여 대안을 찾기 위한 조치를 취해야 합니다."라고 말했습니다.

이에 하버드 의대는 2017년 여름 2개월간 자동화 솔루션 입찰을 진행한 후 입찰을 평가하고 2차 입찰을 진행한 뒤 계약을 체결했다. Radiant의 솔루션을 선택한 후, 대학은 자발적으로 테스트에 참여한 두 학부(세포 생물학 및 Harvard Therapeutic Science Project)에서 현장 시험을 시작했습니다. 의과 대학은 인접 방에 잡히지 않도록 판독기를 설치할 때 교차 판독의 문제를 극복합니다.

이 솔루션은 이후 2018년 7월에 출시되었으며 하버드 의과대학에서 기존 자산과 새로 받은 자산에 RFID 태그를 다시 지정하는 데 18개월이 걸렸습니다. 이러한 사전 주문 태그는 특정 자산과 연결되며 각 태그 및 관련 자산도 특정 방에 연결됩니다. Radiant의 클라우드 기반 가상 자산 추적기(VAT) 솔루션은 VAT2Go라는 모바일 애플리케이션과 함께 제공됩니다.

직원이 계산을 시작하면 iPhone에서 실행되는 VAT2Go를 사용하여 건물과 들어가는 방에 들어가 바코드를 스캔하고 RFID 태그를 읽습니다. 태그를 읽은 후 앱에서 결과를 보고 모든 자산이 올바른 위치에 있는지, 방에 누락되거나 추가된 자산이 있는지 확인할 수 있습니다. 이 결과는 온라인 VAT2Go 애플리케이션과 동기화되며 사용자는 이를 다운로드하여 보고서를 생성하고 OFA에 업로드할 수 있습니다(OFA는 여전히 Harvard Medical School의 고정 자산 기록 시스템임).

Di Qiaggio는 다음과 같이 말했습니다: "이 웹 애플리케이션을 사용하면 자산을 다른 위치로 재할당하는 것과 같이 업로드하거나 수동으로 개별적 또는 대규모 변경을 수행할 수 있습니다." 하버드 의과대학도 사용할 수 있습니다. RFID 솔루션 OFA VAT 시스템의 일부 자산을 폐기하고 VAT 시스템에서 제거합니다. RFID 관리의 이점에는 보다 정확하고 효율적인 자산 인벤토리가 포함됩니다. 즉, ROM 및 자산 관리자는 인벤토리를 수행할 때 자산 조사를 중단할 필요가 없습니다. 실제 자산 인벤토리 프로세스는 수동보다 덜 파괴적입니다.

이 기술의 배치에도 몇 가지 우여곡절이 있었고 자금 조달은 프로젝트 프로세스를 늦추는 중요한 과제입니다. 일부 구성원은 프로젝트를 그만두고 다른 직업으로 전환했고 COVID-19 전염병으로 인해 2020년 3월에 학교가 문을 닫아 필요한 직원만 들어갈 수 있었습니다. 사실 Di Qiaggio는 현장에 직접 갈 수 없었기 때문에 Harvard Medical School의 고정 자산 재무 분석가인 Sophia Xu에게 레이블을 우편으로 보냈습니다.

Di Qiaggio는 시스템이 가동된 이후로 학교는 전염병으로 인해 자산 인벤토리만 수행했다고 말했습니다. 즉, 이 인벤토리의 결과는 RFID 시스템이 시간을 절약할 수 있음을 증명합니다. RFID의 장점 중 하나는 이러한 자산이 세포생물학과, 신경생물학과 또는 캠브리지 지역의 다른 하버드 학교에 속하는지 여부에 관계없이 자산을 비교할 필요 없이 교실에 있는 모든 자산을 읽을 수 있다는 것입니다. 각 부서 또는 연구실에 대한 정보.

PricewaterhouseCoopers에서 수행하는 감사는 RFID 태그를 읽을 필요가 없지만 RFID는 감사에 필요한 데이터 지원을 제공하므로 학교는 감사를 위해 선택한 자산을 찾고 감사자가 도착했을 때 즉시 사용할 수 있습니다. 오늘날에는 Microsoft Teams 모임의 가상 감사도 포함됩니다.

미래에 Di Qiaggio는 RFID 기술이 실험실 공간의 혁신과 같은 다른 변화에도 이점을 가져올 수 있기를 희망합니다. RFID 리더는 방을 리노베이션하기 전에 항목을 스캔한 다음 새로 리노베이션된 방으로 항목을 이동할 때 다시 스캔하여 항목이 손실되는 것을 방지할 수 있습니다.

또 다른 이점은 리더를 사용하여 검색할 수 있다는 것입니다. RFID 태그 가이거 계수기 모드에서 분실 자산을 찾습니다. Di Qiaggio는 2019년에 보이지 않는 냉장 원심 분리기의 라벨을 우연히 읽었던 것을 회상했습니다. "RFID가 없으면 이 자산을 분실했다고 생각할 수 있습니다. 도난당했거나 폐기되었습니다. RFID를 사용하면 무형 자산을 볼 수 있습니다."

Harvard Medical School(HMS) 외에도 RFID 시스템은 현재 Harvard University의 Faculty of Arts and Sciences(FAS), School of Engineering and Applied Sciences(SEAS) 및 Wyss Institute(Wyss Institute)에서 구현되거나 사용되고 있습니다. Diqiaggio에 따르면 Wyss는 모든 오래된 자산의 RFID 태그 지정을 완료했으며 FAS 및 SEAS는 현재 약 8,000개 자산에 태그를 지정하고 있습니다. 4개의 대학에는 총 100여 개의 건물이 있으며 각 건물에는 자산이 있습니다.